電話対応のマナーかける時どうする?不在の場合は?間違い電話は?

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日常生活で電話をかける時、正しいマナーを知っておくと、

相手からも好感を持たれますし、お互い気持ちよく会話に入れます。

電話対応のマナーで「かける時」「不在の場合」「間違い電話の場合」

それぞれの場合に分けて解説していきますね。

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電話対応のマナーはかける時どうする?

電話をこちらから掛ける場合。

最初に気をつけるべきポイントは「いつかけるのか?」という時間帯です。

相手の都合を考えて常識的な時間にかけること。

一般的には午前9時から午後8時までが常識で許される範囲でしょう。

 

もし、緊急の要件でどうしても早朝や深夜にかけなければならない場合は、

先に一言お詫びを伝えてから本題に入ります。

例えばこのような言い方を最初にします。

「朝早くから申し訳ありません・・・(要件)」

「夜分遅くに申し訳ありません・・・(要件)」

 

また、話が長くなるようでしたら、事前にこう言います。

「ただいまお時間の方はよろしいでしょうか?」

これで相手は”あ、ちょっと長い要件になるな”と理解してくださいます。

 

電話をかけて相手が出たら、まず自分が名乗ること。

「◯◯と申しますが、□□さんいらっしゃいますか?」

 

そして伝える要件はできるだけ簡単にわかりやすく

まとめることが相手思いにつながります。

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長々と話してしまって要件がうまく伝わらないのはいけません。

大事な要件がいくつかある場合は、いい忘れがあると大変ですから、

事前に伝えることをメモしたり、まとめておくと便利です。

 

電話対応のマナーで相手が不在の場合

もし、相手がいなかった場合の対応です。

本人ではなく、他の人が出た場合は要件を伝えてもらいましょう。

「恐れ入りますが、◯◯さんにお伝えいただけますか?」

と言い、要件を簡単に伝えましょう。

 

ただ、あまり重要な要件は相手に気を使わせてしまうので、

避けたほうが良いですね。

 

相手が不在で留守電だった場合は、留守電に要件を入れておきましょう。

よく電話した先が留守電だった場合に無言で切ってしまう方がいますが、

あまり感じがよくありません。

要件を入れなくても、自分の名前だけでも入れておくこと。

「◯◯です。また後ほど連絡します」

で大丈夫です。

 

 電話のマナーで間違い電話をしてしまった場合は?

私もごくたまに間違い電話をしてしまいます。

この場合「あ、間違えた」と思って突然ガチャンと切るのは失礼です。

なので、まずは電話番号を確認すること。

その上で間違っていることがわかれば、しっかりと謝ること。

「◯◯◯◯-◯◯◯◯番でありませんか?間違えてしまいました。

大変失礼いたしました」

 

これでお互いに嫌な思いをせずに済みます。

 

まとめ

最近はメールやラインで要件を済ますことが多くなり、電話を

かける機会は昔に比べて少なくなってきました。

それでも、実際に掛ける際に失礼のないように、最低限の

マナーは覚えておくにこしたことはありません。

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